Administrativ Service erbjuder komplett E-handelstjänst

Ett mål i regeringens handlingsplan för elektronisk förvaltning är att den statliga förvaltningen ska kunna hantera sina inköp elektroniskt vid utgången av 2013. Syftet är att med stöd av IT utveckla myndigheternas rutiner kring inköp för att uppnå kostnadsbesparingar, förbättrad kvalitet och ökad regelefterlevnad. Redan idag hanterar myndigheterna sina fakturor elektroniskt. Införandet av e-beställningar innebär nästa steg i detta utvecklingsarbete.

Kammarkollegiets avdelning för administrativ service erbjuder tjänster i anslutning till detta. Idag utnyttjar närmare 80 myndigheter tjänsten Elektronisk fakturahantering (EFH) de av dessa myndigheter som har fler än 50 anställda kommer att börja införa e-beställningar våren 2012. För de kunder som är under anställda 50 kommer systembyte ske framförallt under 2013.

Från och med hösten 2012 kommer Administrativ service att kunna implementera och erbjuda nya kunder en komplett e-handelslösning.

Förberedelsearbete och införande av e-beställningar

Förberedelsearbete

För att kunna svara upp mot de krav som finns i regeringens handlingsplan för elektronisk förvaltning behöver myndigheten arbeta strategiskt med inköpsfrågor. En central del i arbetet är att bestämma vilka mål och strategier myndigheten ska ha för inköpsverksamheten, hur inköpsprocesserna ska se ut och hur inköpsorganisationen ska anpassas till inköpsprocesserna.

Administrativ service stödjer myndigheten i förberedelsearbetet genom att erbjuda konsultstöd vid framtagande av nuläge, nyläge utan systemstöd och nyläge med systemstöd.

Avrop från ramavtal

Administrativ service har genomfört den andra konkurrensutsättningen enligt ESV:s e-handelsramavtal och tecknar under februari 2012 ett avtal med ramavtalsleverantören för alla sina kunder. Genom detta förfarande kan Administrativ service erbjuda en e-handelslösning till ett attraktivt pris.

Implementering

Under första kvartalet 2012 startar ett pilotprojekt med fem olika typer av myndigheter.  När implementeringen av pilotmyndigheterna är leveransgodkänd av leverantören och Kammarkollegiet kommer gruppimplementeringar av nuvarande och nya kunder att starta. Den enskilda myndigheten behöver därmed varken göra testinstallationer eller hitta lösningar för integration med ekonomisystem. Kammarkollegiet planerar att genomföra 20 gruppimplementeringar med fem myndigheter i varje grupp under år 2012 och 2013.

Implementeringen omfattar bl.a:

• Uppsättning av EFH och e-beställningssystem med integration mot kundens ekonomisystem
• Uppsättning av arbetsflöde för order och fakturor
• Uppsättning av roller och användare
•  Migrering av hos myndighet anslutna leverantörer

Drift

När tjänsten är implementerad ansvarar Kammarkollegiet för förvaltning och underhåll av systemet.

Driftstjänsten omfattar hantering av:

• Roller och användare
• Flöde mellan e-handelstjänstens olika delar
• Utgående SVE-fakturor och utskrift av pappersfakturor via Printtjänst
• Betalningar
• Katalogadministration
• Partsintegration
• Leverantörsportal
• Anslutning av Myndighets varu-/tjänsteleverantörer.

För ytterligare information

                        Annica Schölund Storm

Telefon:         08-700 07 67
E-post:           admtjanster@kammarkollegiet.se