Vägledning vid omlokalisering av myndighet
När regeringen fattar beslut om att en myndighet ska omlokaliseras ska myndigheten själv förbereda för omlokaliseringen och även genomföra den. Här hittar du som ansvarar för det arbetet information om vad som måste göras.
Ta kontakt med myndigheter
Så snart regeringen fattar beslut om att din myndighet ska omlokaliseras ska du ta kontakt med Arbetsgivarverket, Ekonomistyrningsverket, Arbetsförmedlingen och Riksarkivet för att få stöd i arbetet.
Arbetsgivarverket
Arbetsgivarverket ger dig och din myndighet såväl individuellt stöd som särskilt stöd i form av utbildningar och seminarier i frågor som rör arbetsgivaransvaret. De erbjuder även möjligheten att delta i ett nätverk för myndigheter som ska omlokaliseras.
Kontakt med Arbetsgivarveket
Ta i första hand kontakta med er rådgivare eller medlemsföreträdare på Arbetsgivarverket.
Du kan även få stöd i arbetsgivarfrågor genom att ta direkt kontakt med myndighetschefen och HR-chefen.
Ekonomistyrningsverket (ESV)
Ekonomistyrningsverket (ESV) kan ge stöd i frågor som gäller finansiell styrning, redovisning och lokalförsörjning.
Råd på ESV:s webbplats
Handledning: Myndighet startar - myndighet upphör på ESV:s webbplats
Rådgivningsservice: red@esv.se
Råd om finansiell styrning inklusive olika finansieringsalternativ
En myndighet som ska omlokaliseras måste planera för sina framtida kostnader. Exempel på framtida kostnader är löner, hyror, återställningskostnader av lokaler (nedmontering, bortforsling av inventarier, sanering), kostnader för inhyrd personal som hjälper till med omlokaliseringen, konsultkostnader samt kostnader för arkivering.
ESV informerar om vilka kostnader som ska ingå i en så kallad avsättning:
Vilka kostnader bör ingå när en verksamhet ska omstruktureras?
Kontakt: anne.bryne@esv.se
Redovisning
Det finns en redovisningsfråga kopplat till omlokaliseringen, något ESV ger stöd i. Information finns på webbplatsen och råd kan ges via rådgivningsservice: red@esv.se
Kontakt: anne.bryne@esv.se
Lokalförsörjning
Inom området lokalförsörjning finns viss allmän information på ESV:s webbplats om vad man ska tänka på kring hyresjuridik och lokalplanering. Här finns även en PM om vad man ska tänka på vid uppsägning av lokal och en beskrivning av lokalanskaffningsprocessen. Vidare finns förteckningar över myndigheternas lokaler med uppgifter om bland annat hyror som kan ge en vägledning om hyresnivån i olika kommuner.
Kontakt: stefan.gehlin@esv.se eller bjorn.andersson@esv.se
Arbetsförmedlingen
Arbetsförmedlingen ger omlokaliserade myndigheter stöd vid rekrytering, kompetenskartläggning, matchning, gör yrkesprognoser och ger rekryteringsutbildningar.
Arbetsförmedlingens uppdrag handlar i grunden om att bidra till en väl fungerande arbetsmarknad för både arbetssökande och arbetsgivare. Det uppdraget gäller även vid omlokalisering.
Rekrytering
Arbetsförmedlingen kan bidra med stöd vid rekrytering av nya medarbetare på den nya orten. Det handlar om att snabbt hitta nya medarbetare med rätt kompetens för att säkerställa att vakanstiden blir så kort som möjligt. Stöd finns vid annonsutformning, presentation av ett antal kandidater och anordnande av rekryteringsträff. Sedan 2016 har Arbetsförmedlingen närmare 300 företagsrådgivare runt om i landet. Deras roll är att stödja arbetsgivare genom hela rekryteringsprocessen och skapa långsiktiga relationer för att möta arbetsgivarens behov. Vid en omlokalisering kan en företagsrådgivare vara en sammanhållande kontakt mellan Arbetsförmedlingen lokalt och den flyttande myndigheten.
Matchning
Matchning är ett stöd i samband med rekrytering där Arbetsförmedlingen kan bidra med att matcha rätt kompetens till myndigheten som flyttar sin verksamhet eller del därav. För en medarbetare som väljer att flytta med myndigheten vid en omlokalisering kan Arbetsförmedlingen bidra med att matcha övriga familjemedlemmar till arbete på den nya orten. Arbetsförmedlingen har god kännedom om lediga platser genom upparbetade kanaler, exempelvis i Annonsera direkt och Platsbanken
Rekryteringsuppdrag från arbetsgivare
Arbetsförmedlingen arbetar aktivt med att skapa goda kontakter med arbetsgivare. De är en naturlig part vid förfrågan om det finns arbetssökande med en speciell kompetens eller utbildning.
Kompetenskartläggning
Arbetsförmedlingen initierar en kompetenskartläggning för att identifiera och synliggöra den arbetssökandes kompetens som ska bidra till en effektiv och kvalitativ matchning. För de familjemedlemmar som kommer till en ny ort, där ena parten har sin tjänst på den omlokaliserade myndigheten, är kompetenskartläggningen ett viktigt verktyg inför matchning till nytt arbete.
Yrkesprognoser
Arbetsförmedlingen gör yrkesprognoser på ett, fem och tio års sikt. Prognoserna ska spegla Arbetsförmedlingens professionella kunskap och bedömning om såväl tillgång som efterfrågan på arbetskraft. Prognoserna kan vara ett stöd i samband med omlokalisering för att få en vägledning huruvida det finns lämplig arbetskraft inom ett angivet yrke likväl som det är en vägledning för medföljande familjemedlemmar. Yrkesprognoserna redovisas bland annat i Yrkeskompassen.
Rekryteringsutbildningar
Arbetsförmedlingens arbetsmarknadsutbildningar är ett viktigt matchningsverktyg för att möta arbetsgivares rekryteringsbehov. Vid en omlokalisering kan Arbetsförmedlingen paketera utbildningar utifrån det specifika behovet som arbetsgivaren har. Myndighetens utbildningar motsvarar i första hand yrkesutbildningar på en gymnasial nivå.
Utöver arbetsmarknadsutbildningar kan Arbetsförmedlingen också arbeta med stödjande och motiverande insatser för att få arbetslösa att ta steget vidare till reguljär utbildning, något som kommer att vara viktigt för att kunna matcha ledigt arbetsutbud med de kompetensbehov som en omlokaliserande myndighet har.
Riksarkivet
Riksarkivet ska verka för att myndigheterna fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen och arkivförordningen. Riksarkivet ansvarar för inspektioner av statliga myndigheter och har även rådgivning. Syftet med rådgivning är att vägleda myndigheterna i arkivfrågor.
På Riksarkivets webbplats finns information till statliga myndigheter i arkivfrågor. Den är inte specifik för omlokaliseringar men gäller även då. Här finns även föreskrifter om arkiv- och informationshantering, vägledningar, information från tillsynsverksamhet samt information om överlämnande av arkiv till Riksarkivet. Här finns också specifik information om arkivlokaler samt ansökan om gallring, frågorna som särskilt aktualiseras hos myndigheter i samband med omlokaliseringar.
Ansvar enligt arkivlagen 1990:782
Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. En myndighets arkiv bildas enligt arkivlagen av de allmänna handlingar från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Varje myndighet ansvarar för vården av sitt arkiv. I arkivvården ingår bl.a. att arkiven ska organiseras, avgränsas, förtecknas och gallras samt skyddas. I samband med omlokaliseringar kan det inträffa att arkivfunktion/verksarkivarie slutar och inte flyttar med verksamheten. Att bygga upp arkivkompetens på nytt kan ta lång tid och kosta pengar.
Riksarkivet ansvarar enligt arkivlagen för tillsynen av att myndigheterna fullgör sina skyldigheter angående arkivvården. Om en statlig myndighet upphör ska myndighetens arkiv överlämnas till Riksarkivet. Vid andra förändringar, som sammanslagningar eller omlokaliseringar, ska myndigheterna själva ansvara för vården och förvaringen av sina arkiv. Förvaring av arkiv berörs även i arkivförordningen och Riksarkivets föreskrifter.
Ansvar enligt arkivförordningen 1991:446
Riksarkivet får enligt förordningen meddela föreskrifter för statliga myndigheters arkiv om bland annat arkivvård som omfattar arkivredovisning, gallring, överlämnande av hela arkivet eller delar av arkivet till en annan myndighet eller till en arkivmyndighet, återlämnande av handlingar samt arkivlokaler.
I samband med omlokaliseringar kan gallringfrågor,till exempel gallring vid skanning och digitalisering, aktualiseras p.g.a. brist på arkivlokaler eller ny satsning på digitalisering. Om myndighet vill gallra allmänna handlingar som inte omfattas av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter eller regler i registerförfattningar ska gallringsframställan skickas till Riksarkivet, varefter Riksarkivet utreder och fattar beslut. Gallringsutredning hos myndighet kräver personalresurser. Digitalisering av pappersarkiv och övergång till elektronisk dokumenthantering kräver även ekonomiska resurser.
Myndighet ska enligt förordningen underställa Riksarkivet förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokaler i så god tid att Riksarkivets synpunkter på förslaget hinner beaktas. Riksarkivet ska vidare underrättas om och när en myndighet flyttar in arkiv i en ny eller ombyggd arkivlokal. Närmare bestämmelser om arkivlokaler finns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 2013:4. Frågan om arkivlokaler aktualiseras vid omlokaliseringar. Det är myndighets ansvar att initiera ett arkivlokalärende. Nybyggnad, ombyggnad eller anpassning av en befintlig lokal till arkivlokal kräver såväl personella som ekonomiska resurser hos myndigheten.
Kontakt på Riksarkivet
Kontaktuppgifter finns på Riksarkivets webbplats
Mer information på riksdagens webbplats
Tryckfrihetsförordning (1949:105)
Riksarkivets författningssamling
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler RA-FS 2013:4
