2 Tjänsten

2.1 Syfte

Tjänstens syfte är att tillhandahålla en digital portal där användare hos försäkrade organisationer kan följa sina skadeärenden, samt på ett säkert sätt kommunicera direkt med Kammarkollegiet.

2.2 Registrering

En försäkrad organisation som önskar använda tjänsten ska först ansöka om administratörskonto via en särskild blankett som Kammarkollegiet tillhandahåller. En organisation kan ansöka om flera administratörskonton.

Ett administratörskonto kan tilldelas i högst tre år. Därefter måste en ny ansökan skickas in.

Om organisationen beviljas administratörskonto kan en administratör sedan lägga till egna användare för sin organisation. Organisationens administratör/er får endast lägga till användare som är anställda vid den aktuella organisationen. Användarkonton är personliga och får inte användas av någon annan.

Följande behörigheter/roller är möjliga att tilldela användare:

Skadehandläggare - Fordon

Skadehandläggare - Verksamhet

Organisationens administratör/er ska inte registrera fler användare än vad som är strikt nödvändigt utifrån organisationens behov och varje användare ska endast tilldelas den behörighet som är nödvändig utifrån den aktuella användarens arbetsuppgifter.

Administratörer ansvarar även för att aktivt administrera användare och att hålla personuppgifter och andra uppgifter uppdaterade. Behörighet för användare som slutar sin anställning hos organisationen, eller som på annat sätt inte längre behöver åtkomst till tjänsten i sin yrkesutövning, ska omedelbart återkallas av organisationens administratör/er.

Tjänsten tillhandahålls kostnadsfritt för de organisationer som har tecknat försäkring hos Kammarkollegiet.

När en organisation registrerar sig för tjänsten kommer organisationen att kunna se sina ärenden retroaktivt från den tid då tjänsten driftsattes av Kammarkollegiet.

2.3 Åtkomst

Tjänsten nås via en webbsida och åtkomst kräver att användare loggar in med e-legitimation. Tjänsten stödjer inloggning med hjälp av följande e-legitimationer:

Bank ID

Mobilt Bank ID

Freja+

Freja OrgID

EFOS

Användare ansvarar för att skydda sina e-legitimationer på ett betryggande sätt så att ingen obehörig får tillgång till dessa och kan agera i användarens namn.

En användare som är inaktiv i tjänsten under mer än 15 minuter loggas ut automatiskt av säkerhetsskäl. Användaren ges en varning om detta när 5 minuter återstår.

2.4 Användning av tjänsten

Tjänsten ger handläggare hos försäkrade organisationer möjlighet att följa sina skadeärenden. I tjänsten kan användaren utifrån sin tilldelade behörighet:

få en samlad bild över organisationens skadeärenden,

kommunicera och komplettera pågående skadeärenden, samt

ta del av inskickade och av Kammarkollegiet publicerade dokument.

När en organisation registrerar sig för tjänsten kommer Kammarkollegiet i första hand att kommunicera gällande skadeärenden via tjänsten, oavsett hur enskilda ärenden initierades (via e-tjänst eller blankett).

Tjänsten ger även användaren information om organisationens administratörer, publicerade nyhetsbrev samt länkar till relevanta e-tjänster.

Tjänsten får endast användas för ovanstående ändamål.

Om Kammarkollegiet har skäl att anta att tjänsten används på ett sätt som strider mot dessa villkor, får Kammarkollegiet omedelbart och utan förvarning stänga av berörda användare.

2.5 Hantering av information i tjänsten

Tjänsten får inte användas för säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter enligt 2 kap. 5 § säkerhetsskyddslagen (2018:585).

2.5.1 Offentlighet och sekretess

Information som skickas in via tjänsten blir allmänna handlingar hos Kammarkollegiet i enlighet med 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen (1949:105) och registreras enligt 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Vid begäran om utlämnande av uppgifter som tillhandahållits via tjänsten görs alltid en sekretessprövning av Kammarkollegiet.

I tjänsten kan en användare markera om ärenden eller handlingar innehåller känslig information. Det kan röra sig om uppgifter som omfattas av sekretess, annan skyddsvärd information eller uppgifter som organisationen av interna skäl behöver begränsa åtkomsten till. Det finns också möjlighet att ange vilket lagrum i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som ligger till grund för en sekretessmarkering (5 kap. 5 § OSL).

Som utgångspunkt har alla användare med samma behörighet läsrättighet till organisationens samtliga ärenden med bilagor i portalen. Genom att markera ett ärende som känsligt begränsas åtkomsten till det aktuella ärendet, vilket innebär att ärendets detaljerade information med bilagor endast är tillgängliga för den som är angiven som organisationens kontaktperson i ärendet, samt för Kammarkollegiet. Grundinformationen i ärendet, som till exempel registreringsnummer på skadat fordon, skadedatum, skadenummer och namn på kontaktperson hos den försäkrade, kommer dock fortsatt att visas för organisationens samtliga behöriga användare på översiktssidan i portalen.

Ett ärende kan markeras som känsligt vid anmälan via e-tjänsten eller under handläggningen i försäkringsportalen.

2.5.2 Eget utrymme i tjänsten

Om en användare påbörjar, men inte slutför och skickar in, en skadeanmälan från någon av Kammarkollegiets e-tjänster ”Anmäl skada – Fordonsskada och personskada i trafik” eller ”Anmäl skada – Verksamhet” kan användaren återuppta och slutföra anmälan vid ett senare tillfälle genom att logga in i tjänsten och hitta sina utkast där.

Utkast till skadeanmälan sparas i 30 dagar i användarens eget utrymme och raderas sedan automatiskt.

Uppgifter i användarens eget utrymme anses inte vara inkomna till Kammarkollegiet och utgör därmed inte allmän handling hos Kammarkollegiet.

2.5.3 Informations- och cybersäkerhet

Kammarkollegiet ansvarar för att tjänsten har en tillräcklig nivå av informations- och cybersäkerhet. För att kunna säkerställa detta loggas information om hur användare interagerar med tjänsten. Loggningen görs enbart i säkerhetssyfte.

2.5.4 Kopplingen mellan tjänsten och Kammarkollegiets e-tjänster för skadeanmälan

Vissa av Kammarkollegiets e-tjänster för skadeanmälan är kopplade till tjänsten. För närvarande gäller det följande e-tjänster:

Anmäl skada – Fordonsskada och personskada i trafik

Anmäl skada – Verksamhet

Skadeärenden som anmäls av en organisation via någon av dessa e-tjänster kommer automatiskt att visas i tjänsten för samtliga användare med samma behörighet inom organisationen, om inte skadan har markerats som känslig (se 2.5.1).

2.5.5 Skadeärenden som kommer in på annat sätt än via e-tjänst

När skadeärenden anmäls via blankett kommer den detaljerade informationen i anmälan (innehåll i skadeanmälan och bilagor) inte att visas i tjänsten automatiskt. Kammarkollegiet kan vid behov göra dessa ärenden tillgängliga via tjänsten.

2.6 Tillgång till tjänsten

Tjänsten är normalt tillgänglig dygnet runt, alla dagar, året runt, men Kammarkollegiet garanterar inte att tjänsten alltid är fri från eventuella fel eller avbrott. Kammakollegiet har rätt att när som helst ta ned tjänsten för underhåll, uppgradering eller felrättning. Vid planerade avbrott ges information innan.

Kammarkollegiet kan besluta att avveckla tjänsten. I sådant fall ska detta meddelas samtliga användare av tjänsten senast 2 månader innan.