Kammarkollegiets behandling av personuppgifter i samband med upphandling och förvaltning av statliga ramavtal
Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet (fortsättningsvis Statens inköpscentral) har i uppdrag att ingå ramavtal för varor och tjänster avsedda för statliga myndigheter. Inom IT och telekom gäller uppdraget hela den offentliga förvaltningen, det vill säga även kommuner och regioner.
Statens inköpscentral arbetar enligt en process som består av tre faser: förstudie, upphandling och förvaltning. I alla dessa faser behandlas personuppgifter i olika omfattning, utifrån vad uppdraget kräver. Statens inköpscentral stödjer sin behandling på ett allmänt intresse i enlighet med artikel 6.1 e) i dataskyddsförordningen.
Mottagare för uppgifterna är medarbetare och uppdragstagare på Statens inköpscentral, eventuella personuppgiftsbiträden, i förekommande fall anlitad extern tredje part (konsult) och därutöver enskilda som begär ut uppgifter eller handlingar i enlighet med offentlighetsprincipen.
Under nedanstående rubriker följer specifik information till dig vars uppgifter behandlas inom Statens inköpscentrals verksamhet. För information om hur du gör för att tillvarata dina rättigheter som registrerad hänvisar vi till Kammarkollegiets allmänna dataskyddspolicy.
Inom ramen för våra förstudier
Deltagare i referensgrupper
Personuppgifter behandlas om dig, som i egenskap av anställd hos myndighet eller annan avropsberättigad organisation, deltar i förstudiefasen med erfarenheter och synpunkter gällande något av Kammarkollegiets ramavtal. De personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter. Uppgifterna behandlas i Word- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar, under tid som förstudien pågår och under viss efterföljande tid som uppgifterna som behövs utifrån ändamålet med behandlingen. I vissa fall krävs bevarande av uppgifterna för arkivändamål.
Deltagare i leverantörsmöten
Personuppgifter behandlas om dig som deltar med erfarenheter och synpunkter såsom företrädare för aktuell eller potentiell leverantör inom något av Kammarkollegiets ramavtal. De personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter. Uppgifterna behandlas i Word- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar, under tid som förstudien pågår och under viss efterföljande tid som uppgifterna behövs utifrån ändamålet med behandlingen. I vissa fall krävs bevarande av uppgifterna för arkivändamål.
Deltagare från branschorganisation
Personuppgifter behandlas om dig som är företrädare för en branschorganisation med koppling till något av Kammarkollegiets ramavtalsområden och som blir kontaktad inom ramen för en förstudie. De personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter. Uppgifterna behandlas i Word- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar, under tid som förstudien pågår och under viss efterföljande tid som uppgifterna behövs utifrån ändamålet med behandlingen. I vissa fall krävs bevarande av uppgifterna för arkivändamål.
Konsult
Personuppgifter behandlas om dig, som i egenskap av extern konsult, anlitas som stöd i en specifik förstudie vid Kammarkollegiet. De personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter. Personuppgifterna behandlas i Word- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar, under den tid som du är kontrakterad för uppdraget och den efterföljande tid som uppgifterna krävs ur redovisningshänseende. I vissa fall krävs bevarande av uppgifterna för arkivändamål.
Inom ramen för våra upphandlingar
Företrädare för en anbudsgivare
Personuppgifter behandlas om dig som företräder en anbudsgivare i någon av Kammarkollegiets upphandlingar. De personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter. Uppgifterna behandlas i Word- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar, under tid som behövs för kontakt och eventuell begäran om kompletterande dokument i upphandlingen och därefter för arkivändamål. Uppgifterna behandlas även av Mercell Commerce AB (personuppgiftsbiträde) i upphandlingsverktyget TendSign.
Anställd hos en anbudsgivare
Personuppgifter behandlas om dig som är anställd hos en anbudsgivare för det fall din kompetens är åberopad i någon av Kammarkollegiets upphandlingar. De personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter (men fler uppgifter kan komma att behandlas beroende på innehåll i exempelvis bifogat CV). Uppgifterna behandlas i Word/PDF- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar så länge upphandlingen pågår, under viss efterföljande tid då överprövning kan bli aktuell samt för arkivändamål. Uppgifterna behandlas även av Mercell Commerce AB (personuppgiftsbiträde) i upphandlingsverktyget TendSign.
Referent
Personuppgifter behandlas om dig som är referent för utfört uppdrag eller för åberopad kompetens avseende anställd hos anbudsgivare i någon av Kammarkollegiets upphandlingar. De personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter. Uppgifterna behandlas i Word/PDF- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar så länge upphandlingen pågår, under viss efterföljande tid då överprövning kan bli aktuell samt för arkivändamål. Uppgifterna behandlas även av Mercell Commerce AB (personuppgiftsbiträde) i upphandlingsverktyget TendSign.
Anbudsgivare eller åberopat företag som är enskild näringsidkare
Personuppgifter behandlas om dig som är enskild näringsidkare och lämnar anbud eller utgör ett så kallat åberopat företag till en anbudsgivare i någon av Kammarkollegiets upphandlingar. De personuppgifter som behandlas är namn, kontaktuppgifter och personnummer (organisationsnummer). Personuppgifterna behandlas i Word/PDF- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar, så länge upphandlingen pågår, under eventuell efterföljande tid då upphandlingen är föremål för överprövning och därefter för arkivändamål. Uppgifterna behandlas även av Mercell AB (personuppgiftsbiträde) i upphandlingsverktyget TendSign.
Behörig företrädare för anbudsgivare
Personuppgifter behandlas om dig som är behörig företrädare för en anbudsgivare i någon av Kammarkollegiets upphandlingar. De personuppgifter som behandlas är namn, kontaktuppgifter, personnummer och IP-adress. Uppgifterna behandlas i Word- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar samt i avtalsdokument som tillhör upphandlingen. Behandling görs så länge upphandlingen pågår, under viss efterföljande tid då överprövning kan bli aktuell samt för arkivändamål. Uppgifterna behandlas också av Mercell Commerce AB (personuppgiftsbiträde) i upphandlingsverktyget TendSign och av twoday AS (personuppgiftsbiträde) i den digitala signeringstjänsten Addo Sign.
Konsult
Personuppgifter behandlas om dig, som i egenskap av extern konsult, anlitas som stöd i en specifik upphandling vid Kammarkollegiet. De personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter. Personuppgifterna behandlas i Word- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar, under den tid som du är kontrakterad för uppdraget och den efterföljande tid som uppgifterna krävs ur redovisningshänseende. I vissa fall krävs bevarande av uppgifterna för arkivändamål.
Inom ramen för våra ramavtal (förvaltning)
Ramavtalsleverantör eller åberopat företag som är enskild näringsidkare
Personuppgifter behandlas om dig som är enskild näringsidkare och har tecknat ramavtal med Kammarkollegiet eller utgör ett så kallat åberopat företag till en ramavtalsleverantör. De personuppgifter som behandlas är namn, kontaktuppgifter och personnummer (organisationsnummer). Personuppgifterna behandlas i Word/PDF- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar, så länge ramavtalet och kvarvarande kontrakt är i kraft och därefter för arkivändamål. För dig som ramavtalsleverantör behandlas personuppgifterna också på webbplatsen avropa.se, under tid som ramavtalet är i kraft och under en efterföljande ramavtalsperiod (under ”Utgångna ramavtal”).
Huvudman, styrelseledamot eller revisor
Personuppgifter behandlas om dig som huvudman för eller styrelseledamot i ett företag med vilket Kammarkollegiet har tecknat ramavtal. Personuppgifter behandlas också om dig som är revisor för ett företag med vilket Kammarkollegiet har tecknat kontrakt. I vissa fall behandlas även personuppgifter om dig som tidigare har varit styrelseledamot i ett företag med vilket Kammarkollegiet tecknat ramavtal. De personuppgifter som behandlas är namn och personnummer. Personuppgifterna behandlas främst genom läsning, under den tid som ramavtalet och kvarvarande kontrakt är i kraft, för att kunna kontrollera uppfyllnad av uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav (genom exempelvis slagning i vissa söktjänster). Uppgifterna behandlas också av de företag som tillhandahåller söktjänster för uppgifter om organisationer, såsom exempelvis Creditsafe (personuppgiftsbiträde). För det fall en sökning ger upphov till ett ärende hos Kammarkollegiet kan lagring av personuppgifterna komma att ske i PDF-dokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar under tid som krävs för att hantera ärenden och därefter för arkivändamål.
Kontaktperson
Personuppgifter behandlas om dig som är kontaktperson hos ramavtalsleverantör som Kammarkollegiet har tecknat ramavtal med. De personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter. Personuppgifterna behandlas i Word/PDF- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar, så länge ramavtalet och kvarvarande kontrakt är i kraft och därefter för arkivändamål. Personuppgifterna behandlas också på webbplatsen avropa.se under tid som ramavtalet är i kraft och under efterföljande ramavtalsperiod (under ”Utgångna ramavtal”).
Redovisningsskyldig
Personuppgifter behandlas om dig som är utsedd av en ramavtalsleverantör för att redovisa försäljning en gång i kvartalet. De personuppgifter som behandlas är namn, kontaktuppgifter, personnummer och IP-adress. Personuppgifterna behandlas i ett så kallat Behörighetsregister och i en e-tjänst för försäljningsredovisning (FREDO). Personuppgifterna behandlas också i PDF-dokument i Microsoft Outlook för utskick av redovisning till respektive ramavtalsansvarig samt på lokala hårddiskar och virtuella servrar. Behandling sker under tid som ramavtalet och kvarvarande kontrakt är i kraft och under tid som behövs för att kunna verifiera och följa upp uppgifterna.
Konsult
Personuppgifter behandlas om dig, som i egenskap av extern konsult, anlitas för revision av Kammarkollegiets ramavtal. De personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter. Personuppgifterna behandlas i Word- eller Exceldokument på lokala hårddiskar och virtuella servrar, under den tid som du är kontrakterad för uppdraget och den efterföljande tid som uppgifterna krävs ur redovisningshänseende. I vissa fall krävs bevarande av uppgifterna för arkivändamål.
