Sammanfattning

Kammarkollegiet tillstyrker i huvudsak utredningens författningsförslag. Vidare tillstyrker Kammarkollegiet förslaget att ett nationellt e-register för apostille ska införas och att Kammarkollegiet får i uppgift att ta fram, utveckla, tillhandahålla och förvalta ett system för e-register. Kammarkollegiet bedömer dock att kostnaderna för att utveckla ett e-register är något lågt beräknade.

Kammarkollegiets synpunkter på förslag och bedömningar

Avsnitt 9.4.3 Skriftlig försäkran för vissa icke auktoriserade översättningar

Kammarkollegiet tillstyrker förslaget att legalisering som avser översättning gjord av någon annan än en auktoriserad översättare endast får ske om den som översatt handlingen inför notarius publicus undertecknat en försäkran där översättaren på heder och samvete intygar att översättningen är korrekt och sanningsenlig.

Kammarkollegiet har förståelse för att det inte är möjligt att begränsa regelverket för legaliseringar till att bara omfatta bestyrkta översättningar utförda av auktoriserade translatorer. Däremot anser vi att det i förslag till förordning om ändring i förordningen (1999:154) om rätt för Regeringskansliet (Utrikesdepartementet) att verkställa legaliseringar bör regleras att en översättning till svenska eller engelska ska vara gjord av en auktoriserad translator om det finns en sådan. I annat fall ska översättning vara gjord av en annan lämplig person. Motsvarande reglering finns i exempelvis 5 kap. 6 § rättegångsbalken och 50 § förvaltningsprocesslagen (1971:291).

När det gäller översättningar av icke auktoriserade översättare anser Kammarkollegiet att det är nödvändigt att samma krav på skriftlig försäkran som föreslås för legaliseringar också ska vara en förutsättning för utfärdande av apostille. Det skulle minska risken för felaktiga översättningar i dokument som förses med apostille.

Avsnitt 6.16.2 Svårbedömda fall

Kammarkollegiet anser att det finns ett behov av att tydliggöra vilka handlingar som kan förses med apostille som exempelvis Danmark gjort (se s.177 i betänkandet).

Avsnitt 13.2 Ett nationellt e-register för apostille bör inrättas

Kammarkollegiet tillstyrker förslaget om inrättande av ett nationellt e-register för apostille. Ett nationellt e-register skulle innebära att de obligatoriska uppgifter som registreras sparas, vilket utredningen visar inte görs i dag av samtliga notarius publicus. Att som i dag ha en stor mängd separata register över apostille leder även till praktiska svårigheter för mottagare av apostille att på ett enkelt sätt verifiera dessa.

Avsnitt 13.3 Vad ska e-registret innehålla?

Kammarkollegiet tillstyrker förslaget att e-registret ska innehålla de obligatoriska uppgifterna enligt artikel 7 i apostillekonventionen samt namnet på den som utfärdat apostillen och en kort benämning av den aktuella handlingen. Vidare tillstyrker vi förslaget att det ska föras in en bestämmelse om att notarius publicus är skyldig att registrera uppgifterna i e-registret. Eftersom mottagare av apostille finns utomlands föreslår utredningen att den publika delen av e-registret ska utformas på engelska. Det innebär att uppgifterna också behöver registreras av notarius publicus på engelska. Utredningen har dock inte lämnat något sådant författningsförslag. Kammarkollegiet föreslår därför att detta regleras genom ett tillägg i 12 § förslaget till förordning om apostille där det bör föreskrivas att uppgifterna i registret ska antecknas på svenska och engelska. Ett annat alternativ är att i 11 § göra ett tillägg om att uppgifterna som anges i 12 § ska rapporteras in på svenska och engelska.

Avsnitt 13.5.5 Kammarkollegiet bör utses

Kammarkollegiet tillstyrker förslagen att vi ska ta fram, utveckla, tillhandahålla och förvalta ett nationellt e-register för apostille och att uppgifterna ska regleras i instruktionen för Kammarkollegiet och i den nya förordningen om apostille. Kammarkollegiet tillstyrker även förslaget att vi ska kunna meddela ytterligare föreskrifter om vissa verkställighetsfrågor.

För att Kammarkollegiet ska kunna utveckla en kostnadseffektiv och rättssäker lösning som inte kräver att uppgifter till e-registret samlas in manuellt bör regeringen ge länsstyrelserna i uppdrag att ta fram ett samlat nationellt register över notarius publicus som bland annat innehåller kontaktuppgifter till varje notarius publicus. I dag finns uppgifterna endast länsvis på varje länsstyrelses webbplats. Länsstyrelserna ska ansvara för att hålla registret uppdaterat och Kammarkollegiet ska kunna hämta dessa uppgifter till e-registret för apostille. Av regeringsuppdraget bör det framgå att utvecklingen av ett nationellt register för notarius publicus ska ske i samråd med Kammarkollegiet.

Avsnitt 13.8 Avgift

Kammarkollegiet tillstyrker förslaget att vi ska ta ut en avgift för notarius publicus och biträdande notarius publicus användning av registret för apostille samt att vi ska kunna meddela ytterligare föreskrifter om avgiften.

Avsnitt 14 Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser

Kammarkollegiet tillstyrker förslaget att det nya regelverket ska kunna träda i kraft den 1 januari 2026. Detta förutsätter att reglerna utfärdas senast den 1 januari 2025 och att det vid tiden för utfärdandet finns ett nationellt register för notarius publicus, se avsnitt 13.5.5.

Kammarkollegiet bedömer att det kommer att ta 12 månader att utveckla ett e-register för apostille. När andra myndigheter är involverade behöver vi också samordna utvecklingen tillsammans med dem och vi behöver samverka med notarius publicus och den som vill kontrollera äktheten av en apostille.

Enligt vår erfarenhet från tidigare digitaliseringsarbete på Kammarkollegiet, måste det ske en behovsinsamling och en kravformulering som utgår från användarnas behov för att en digitalisering ska bli lyckad.

Av dessa skäl bedömer vi att det behövs 12 månader från beslut om att vi ska ansvara för ett e-register till dess att bestämmelserna träder i kraft.

Avsnitt 15.9.2 Ekonomiska kostnader för ett system för e-register

Utredningen har gjort en grov uppskattning av den tidsåtgång som krävs av respektive kompetens i ett utvecklarteam och kostnaderna utgår från konsultarvoden. Mot bakgrund av de erfarenheter som vi har av utveckling av system är kostnaderna något lågt beräknade, både vad gäller tidsåtgången och storleken på konsultarvodena. Det samma gäller kostnadsberäkningen för förvaltning och drift. I utredningens beräkning av driftskostnaderna ingår inte avskrivningar av systemet, OH-kostnader och övriga kostnader. Till övriga kostnader hör personalkostnader för arbete som inte direkt är kopplat till e-registret, såsom att ta fram föreskrifter, informera notarius publicus och svara på allmänhetens frågor.

Detta yttrande har beslutats av generaldirektören Anne Vadasz Nilsson. Föredragande har varit juristen Karin Bergh. Det skickades till Utrikesdepartementet den 24 januari 2024.

Kammarkollegiets diarienummer: 3.1-12736-2023

Departementets diarienummer: UD2023/12769